El tema de la contabilidad electrónica, no es un asunto menor. Representa una gran responsabilidad para los administradores de los negocios, máxime cuando no se ha tenido el debido cuidado o atención en la generación de información contable. Los empresarios se preocupan regularmente en comprar y vender. Revisan sus ganancias a través de un reporte básico de ingresos y egresos. Rara vez o nunca, escudriñan la posición de activo, pasivo y capital.

La autoridad fiscal sabe de esto y se está preparando para dar un duro golpe a los contribuyentes. Quien no tome las medidas necesarias, va a estar en serios predicamentos dentro de poco tiempo. Vamos a tener dos tipos de culpables. Los que han venido evadiendo la acción de la justicia, declarando impuestos menores a los realmente causados y los que han sido descuidados en el manejo contable y que los errores en las cifras, puedan reflejar (indebidamente) indicios de incumplimiento en materia fiscal.

Desafortunadamente unos y otros son culpables ante la autoridad, y serán prioritariamente seleccionados para una eventual revisión. La revisión – como lo he señalado en otros artículos – será totalmente “online” lo que quiere decir, que el funcionario del SAT estará revisando desde su escritorio, la calidad de la información, tendencias, indicios, etc., que lo lleven a la presunción de falta de pago de alguna contribución. Lo documentará, primero en requerimientos notificados a través del buzón tributario y después, mediante una resolución, donde de manera circunstanciada se hagan notar los hechos u omisiones por parte del contribuyente. Todo esto por el buzón.

La balanza de comprobación es como la palma de la mano en un ser humano. Pocas veces el empresario se toma el tiempo de analizar cada uno de los saldos que la integran; pareciera que esto es asunto del contador y no de él. Ha llegado el momento de participar activamente en estas revisiones o al menos, entender de manera general lo que contiene.

Algunos indicios de una inadecuada contabilidad

A continuación cito algunos indicios que pueden llevar al auditor a presumir omisión en el pago del impuesto de la pura revisión ocular de los saldos de la balanza. Los supuestos son innumerables:

1. Mala planeación en la estructura del catálogo de cuentas: Pocas veces se le pone atención a la confección del catálogo. Se deja en manos inexpertas y curiosamente, de la calidad del catálogo, depende la calidad de la información financiera. Evalúe si está a tiempo de llevar a cabo una reestructura.
2. Bancos: Cuentas de bancos no conciliadas o que no amarran contra estados de cuenta o partidas en conciliación (de depósitos o cheques) no aclarados. Riesgo de ingresos no registrados, IVA no declarado.
3. Deudores diversos: Cargos incorrectos por falta de comprobantes o erogaciones que benefician a socios o accionistas. Dividendos entregados a socios no declarados.
4. Préstamos a empleados: Puede tratase de sueldos entregados a trabajadores que no se encuentran formalmente dados de alta en la nómina y por ende, por los que no se estén cubriendo las cuotas al seguro social, aportaciones al Infonavit o retenciones al trabajdor.
5. Inventarios: Es uno de los principales rubros en una empresa comercializadora y frecuentemente carecen de políticas de control interno que conlleven a inhibir mermas y/o robo de mercancías. La falta de levantamientos mensuales de inventarios físicos, analizados de cara al reporte teórico del sistema, provoca serias distorsiones en el costo de ventas. El faltante de inventarios se consideran ingresos para efectos fiscales.
6. Anticipo a Proveedores: Se puede tratar de compras no registradas, por error contable o por falta de comprobantes. Fiscalmente afecta en el costo de ventas y en la determinación del IVA a cargo o a favor del mes.
7. Activo Fijo: Se puede estar cometiendo el error de dejar vivo equipo que ha dejado de ser útil o que ya ha sido vendido en el pasado. El no estar adecuadamente conciliado con las políticas de depreciación financieras contra las fiscales, puede provocar desviaciones.
8. Anticipo de Clientes: Se producen cuando los clientes hacen entregas de dinero a la empresa para una futura compra. Estos deben considerarse ingresos para efectos fiscales. A veces se comete el error de registrar depósitos no identificados en esta cuenta, lo cual puede provocar una apreciación de un ingreso fiscal y no de una cobranza.
9. Pasivos con socios o accionistas: Frecuentemente se comete el error de hacer préstamos a la empresa, y en lo particular el que ha prestado, ni siquiera tiene ingresos personales declarados en el ejercicio. Existen reglas de discrepancia fiscal que el SAT ya tiene muy bien estructuradas y listas para aplicar.
10. Sueldos y Salarios: Frecuentemente se contratan servicios a través de una outsourcing, es decir, de un tercero que tiene el personal; por esa razón en los registros contables no aparecerá un rubro que se denomine “sueldos y salarios”. Esto va a provocar que el SAT conozca perfectamente que tipo de contribuyente cuenta con este tipo de servicios y quien no, obviamente con el consecuente riesgo de ser fiscalizado cuando haya incongruencias.

La balanza de comprobación es un documento financiero que “habla”. Entre más experiencia tenga el analista, más fácil será imputar diferencias a los contribuyentes.

Empresas dormidas o sin operaciones

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Usted podría decir, que sus empresas no tienen operaciones. ¿Quién le asegura que en su información financiera no hayan quedado saldos que la puedan comprometer? Simplemente algún error contable que haya dejado vivo algún impuesto por pagar, puede dar pie a una revisión. Pasivos con socios no cubiertos, que pueden poner en serios problemas a los accionistas o partidas entre empresas del grupo no correspondidas, por errores contables o por operaciones añejas de difícil aclaración.

Le recomiendo no subestime estas nuevas reglas y revise a profundidad el tipo de contabilidad que genera su entidad. Revise los “cadáveres”. No le vayan a revivir.

Reglas publicadas por la autoridad

El día 3 de julio fue publicado el anexo 24, de la Segunda Resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, publicada el 4 de julio de 2014, el cual precisa con detalle los dígitos agrupadores que deberán ser utilizados por los contribuyentes en su sistema contable.

Seguramente los desarrolladores más comerciales para PYMES (Aspel, Contpaq, SAP, entre otros), habrán de incluir en sus soluciones, la manera de ligar las cuentas contables con el sistema de agrupación que está pidiendo el SAT.

En un principio, pensé que iba a ser algo como poner el prefijo 1 para todas las cuentas de activo, el 2 para las de pasivo, el 3 para las de capital, el 4 para las de resultados, etc. Cuál ha sido mi sorpresa que la autoridad pretende irse hasta la cocina, pidiendo esquemas de agrupación a nivel subcuenta. Esto puede representar una verdadera pesadilla para quien no se ponga atento y reaccione oportunamente.

Esto es así, ya que se están precisando 75 categorías de cuentas. Por ejemplo la categoría 8, se integra como sigue:

Si por ejemplo la empresa tiene registrada la cuenta por cobrar a “Roberto Lopez” y resulta ser socio de la entidad, entonces, debe de agruparlo en la [8.8.2] para que el SAT (su sistema) automáticamente sepa que hay una cuenta por cobrar a un socio o accionista.

Lo impresionante de esto, es que también pide que se agrupen los gastos de acuerdo a ciertas cuentas, mismas que caen en la categoría 65 y que sugiero las consulte. Empresas que no cuenten con información robusta y sistemas complejos, estarán frente a un serio problema.

Comentario final

Estas reglas llegaron para quedarse y claro, llevan un alto sesgo en la fiscalización. No eche en saco roto lo aquí recomendado y no se espere hasta el final. Contrate a asesores expertos en las áreas de auditoría e impuestos, y sobre todo, que tengan amplio conocimiento en el manejo contable y de sistemas.

No hay tiempo que perder. Es mejor prevenir que lamentar. En Kreston CSM estamos a sus órdenes para apoyarlo a prevenir contingencias o preparar sus sistemas para adoptar estas nuevas reglas.